حل فوضى الشركات بتصميم Workflow واضح وذكي

أخطر نوع من الفوضى في الشركات مش اللي باين وناس بتشتكي منه…
لأ، الأخطر هو الفوضى اللي الكل متعايش معاها ومش شايف إنها فوضى أصلاً.
تكون الدنيا ماشية بعافية، الموظفين مرهقين، الشغل بيمشي بالعافية، وكل واحد بيقول:
"ما كلنا كده… عادي".

لكن اللي “عادي” ده هو اللي بيخلي الشركة تدور في نفس المكان، مهما زودت موظفين أو اشتريت أدوات أو عملت اجتماعات زيادة.
الموضوع في جذره مش عدد ناس… لكن طريقة الشغل نفسها.
وده اللي ناس كتير ما بتشوفهوش.

ليه الشركات لما الضغط يزيد بتزوّد موظفين؟ ​

كتير من الشركات أول ما الشغل يتراكم أو الديدلاين يقرّب، رد الفعل السريع:

• «نعيّن ناس زيادة»
• «نجيب Tool جديدة»
• «نعمل Training لكل الفريق»

بس الحقيقة إن المشكلة مش في الأدوات ولا في الناس.
المشكلة في الـ Workflow - طريقة انتقال المعلومة والشغل جوه الشركة.

تخيل معايا خط مياه مثقوب…
هتجيب جراكن مياه أكتر؟ ولا هتزبط الخيط الأول اللي بينقل المياه؟

---

السؤال اللي لازم يتسأل قبل ما نعمل أي تغيير ​

قبل ما نقول:

• نعيّن مين
• نشتري إيه
• نعمل نظام جديد

لازم نسأل سؤال واحد:
“المعلومة بتسافر في الشركة إزاي؟”

لو الطريق نفسه مكعوج…
أي Tool هتحطها فوقه هتزود الفوضى… مش الإنتاج.
وده اللي بيحصل 90% من الوقت.

---

مثال واقعي من تجربة حقيقية داخل شركة ​

آخر شركة اشتغلت معاها كان فيها أربع أقسام:

• تسويق
• تشغيل
• HR
• مالية

قبل أي Automation أو AI أو أي Software جديد…
قعدت أعمل حاجة بسيطة جدًا:

أرسم الطريق.
أفهم:

• مين بيستقبل الشغل؟
• بيسلّمه لمين؟
• فين بيقف؟
• فين الشغل بيتلف وبيتعاد؟
• فين وقت ضايع مالوش أي قيمة؟

وطلع إن حوالي 80% من وقت الناس ضايع في شغل متكرر بقى “عادي” لدرجة إن محدش واخد باله إنه أصلاً مشكلة.

---

المشكلة مش في الأشخاص… المشكلة في التصميم ​

الناس كانت بتشتغل بضمير، وبتجري، وبترد على رسائل، وبتقفل Calls، وبتتابع…
بس الشغل نفسه مصمم غلط.

زي ما تقول واحد بيجري بسرعة… بس في الاتجاه الغلط.
السرعة هنا مش حل…
الحل إن نضبط الاتجاه الأول.

---

طب عملنا إيه؟ حل عملي… مش تنظير ​

بدل ما نخلي الموظفين يجروا ورا المعلومة…
خلينا المعلومة هي اللي تتحرك لوحدها.
يعني الشغل ذاته بقى يمشي على مسار واضح… من غير ما حد يجري ورا حد.

تسويق ​

بدل ما الأفكار والديزاينات تتشَتّت على واتساب وجروبات:

• اتعمل خط إنتاج ثابت من أول الفكرة → كتابة → مراجعة → تصميم → نشر.

تشغيل ​

بدل مكالمات ومتابعات:

• اتعمل Dashboard لحظي بيظهر حالة الشغل بدون ما حد يسأل.

HR ​

الفرز اللي بياخد أسبوع:

• اتعمل فلتر ذكي وفر الوقت لـ يوم واحد بدل أسبوع.

مالية ​

بدل تجميع آخر الشهر:

• البيانات بقت تتجمّع تلقائي وتتسلم جاهزة بدون مجهود.

---

النتيجة؟ الشركة “تنفّست” ​

• وقت أقل في الشغل الروتيني
• وضوح عالي جدًا
• فريق بيشتغل مع بعض مش ضد بعض
• أقسام مبقتش جزر منعزلة

المبدأ اللي ظهر بوضوح:
الأتمتة مش أدوات… الأتمتة طريقة تفكير.

لو قللنا لمس الإيد في الشغل → الانسيابية بتزيد → العائد يظهر
ومن غير ما تزود موظف واحد.

---

طيب نبدأ منين في شركتك؟ ​

اسأل نفسك:​

• إيه أكتر قسم بيتأخر دايمًا؟
• فين أكتر نقطة تواصل فيها سوء فهم؟
• إيه أكتر خطوة بتتكرر بشكل يدوي ممل؟

بعدها نبدأ نرسم:​

1. الاستلام
2. النقل
3. التنفيذ
4. المراجعة
5. التسليم

ونشوف:​

• فين التكدّس؟
• فين التأخير؟
• إيه اللي ملوش لازمة؟

---

مثال بسيط لتصميم Workflow (شكل نصي سريع) ​

Marketing Idea → Approval → Content Writing → Design → Review → Publish
HR Applications → Smart Filter → Shortlist → Interview → Hiring Decision
Operations Task → Ticket Creation → Dashboard Tracking → Done

اللي بيحصل إن:

• مفيش حد بيجري ورا حد
• مفيش “فين الشغل؟”
• مفيش “هو وصل لفين؟”
• كل حاجة واضحة.

---

لو نفسك تشوف Flowcharts جاهزة ​

لو مهتم تشوف نفس الـ Workflows اللي اتعملت في التجربة دي
من غير Calls ولا التزام ولا تسجيل:

اكتب بس:
"ورّيني الطريق"
وهبعتلك الـ Flowcharts والـ Dashboards اللي اتبنت.

ولو عندك قسم واحد دايمًا بطيء…
اكتب اسمه.
هقولك غالبًا البداية الصح هتبقى منين.